Chcesz być informowany o wszystkich wydarzeniach w ATAFinance?
Nie masz czasu, żeby śledzić naszą stronę?

Zapisz się na newsletter!

Przechowywanie faktur, paragonów i biletów w formie skanów nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia VAT

2015-11-26

W wydanej w dniu 19 października 2015 r. interpretacji (sygn. IBPP2/4512-718/15/BW) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach potwierdził, że faktury przechowywane przez podatnika w formie elektronicznej (tj. jako skany) w ramach przedstawionej we wniosku procedury archiwizacji, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur co do zasady uprawniają go do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach. Warunkiem jest, aby nabyte towary i usługi były wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT, uniemożliwiające odliczenie podatku należnego (np. faktury dokumentujące czynności niepodlagające opodatkowaniu VAT).

Spółka zwróciła się do Ministra Finansów w związku z planowanymi przez nią zmianami w zakresie procedury obiegu i sposobu archiwizowania dokumentów w firmie. Procedura, którą wdrożyć zamierza spółka, zakłada minimalizację kosztów poprzez przechowywanie całości lub części faktur oraz paragonów i innych podobnych dokumentów (np. biletów) w formie elektronicznej (tj. w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów, o ściśle określonym rozszerzeniu), i dotyczy przechowywania dokumentów służących co do zasady za podstawę zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników spółki. Zeskanowane dokumenty mają być czytelne i kompletne, zaś ich wydrukowanie bądź zapis na nośniku danych możliwy będzie w każdym momencie. Procedura zakłada także archiwizowanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie – również po numerze referencyjnym bądź też numerze pracownika, oraz ograniczenie dostępu do plików do wybranych tylko osób, przy czym technicznie niemożliwe będzie usunięcie pliku po zaaprobowaniu wydatku, którego ten plik dotyczy. W ślad za akceptacją wydatku dokument w wersji papierowej miałby być niszczony.

W ocenie Dyrektora Izby Skarbowej z opisu przedstawionej procedury wynika, że spełnione będą wymogi dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści jak i czytelności faktury, o których mowa jest w art. 106 m ust. 1 ustawy o VAT, a które w myśl przepisów zapewnione mogą być za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Co ważne, autentyczność pochodzenia faktury rozumiana być powinna jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś przez integralność treści faktury rozumieć należy, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jak wskazał organ, pod pojęciem wspomnianych kontroli biznesowych rozumieć należy proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna umożliwiać więc powiązanie faktury ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Organ wskazał ponadto na pewną indywidualizację kontroli biznesowych, tj. ich dostosowanie do działalności przedsiębiorcy, i podkreślił, że o wiarygodnej ścieżce audytu można mówić w sytuacji, gdy związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi (zamówienie, umowa, dokument transportowy itp.) oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia, zgodny z ustalonymi procedurami, a także odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. 

Omawiana interpretacja potwierdza coraz liberalniejsze stanowisko organów podatkowych w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Podatnicy, wdrażając szczegółowe procedury dotyczące takiej archiwizacji dokumentów, zapewniające autentyczność, integralność i czytelność, nie utracą przysługującego im przy spełnieniu innych ustawowych warunków prawa do odliczenia podatku VAT z przechowywanych w taki sposób faktur.