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Durch Aufbewahrung von Rechnungen, Kassenbons und Reisekarten in elektronischer Form soll dem Steuerpflichtigen das Recht auf Mehrwertsteuerabzug nicht entzogen werden

2015-11-26

In der am 19.10.2015 veröffentlichten verbindlichen Auskunft (Az. sygn. IBPP24512-718/15/BW) hat der Direktor der Finanzkammer in Katowice bestätigt, dass die von dem Steuerpflichtigen in einer elektronischen Form (d.h. als Scan) im Rahmen des im Antrags vorgestellten Archivierungsverfahrens aufzubewahrenden Rechnungen unter Absicherung der Authentizität der Herkunft, Inhaltsgleichheit und Lesbarkeit der Rechnungen den Steuerpflichtigen, grundsätzlich zur Vorsteuerabzug berechtigen. Die Bedingung ist, dass erworbene Waren und Dienstleistungen für die mit der Umsatzsteuer. zu besteuernden Tätigkeiten in Anspruch genommen worden sind und dass gleichzeitig keine negativen, im Art. 88 des polnischen UStG genannten, den Abzug der Vorsteuer verhindernden Voraussetzungen (z. B. Rechnungen für die mit der USt  nicht zu besteuernden Tätigkeiten) auftreten.

Eine Gesellschaft hat sich in Bezug auf die geplanten Änderungen im Bereich der Prozedur des Unterlagenumlaufs und des Modus der Unterlagenarchivierung innerhalb des Unternehmens an den Finanzminister gewendet. Die durch die Gesellschaft umzusetzende Prozedur nimmt die Kostenreduzierung durch die Aufbewahrung aller oder eines Teils der Rechnungen, Kassenbons und ähnlichen Dokumente (z.B. Fahrkarten) in einer elektronischer Form (d.h. in Form von elektronischen Dateien mit einer bestimmten Extension, die nach dem Scannen der Dokumente entstanden sind,) voraus und betrifft die Aufbewahrung der Dokumente, die als Grundlage für die Rückerstattung der von den Beschäftigten der Gesellschaft getragenen Ausgaben dienen. Die gescannten Unterlagen sollen leserlich und vollständig sein, und das Ausdrucken oder Speichern auf einem Datenträger soll jederzeit möglich sein. Die Prozedur nimmt auch die Archivierung der Unterlagen in Unterteilung auf die Abrechnungsperioden an, und zwar auf eine einfache, das Wiederfinden erleichternde Art und Weise – auch nach der Referenz- oder Beschäftigtennummer. Die Prozedur soll auch den Zugriff auf die die Dateien nur auf entsprechende Personen beschränken, wobei auch das Löschen der Datei nach der Billigung der diesbezüglichen Ausgabe unmöglich sein wird. Und nach der Billigung der Ausgabe sollte die Unterlage in der Papierform vernichtet werden.

Gemäß der Beurteilung des Direktors der Finanzkammer entsteht aus der beschriebenen Prozedur hervorgehen, dass die sich auf die Authentizität der Herkunft, Inhaltsgleichheit und Lesbarkeit der Rechnungen beziehenden und im Art. 106m Abs. 1 des polnischen UStG genannten Anforderungen, welche vorschriftgemäß mittels beliebiger Geschäftskontrollen zwecks Bestimmung eines glaubwürdigen Prüfungsablaufs zwischen einer Rechnung und einer Warenlieferung oder Dienstleistung gesichert werden können, erfüllt würden. Was wichtig ist - die Authentizität der Herkunft der Rechnung soll als Gewissheit bezüglich der Identität des Warenlieferanten, des Dienstleiters oder des Rechnungsausstellers verstanden werden. Und als Integrität des Rechnungsinhaltes ist zu verstehen, dass die in der betreffenden Rechnung zu enthaltenden Daten nicht geändert worden sind. Wie die Behörden hingewiesen haben, als unter dem Termin der erwähnten Geschäftskontrollen sei ein Prozess zu verstehen, während dessen der Steuerpflichtige ein ausreichendes Niveau der Sicherheit bezüglich der Identität des Warenlieferanten, des Dienstleiters oder des Rechnungsausstellers (die Authentizität der Herkunft) sowie im Bereich der Unveränderlichkeit der die Mehrwertsteuer betreffenden Daten (Inhaltsintegrität) und im Bereich der Lesbarkeit der Rechnung ab der Ausstellung der Rechnung bis zum Ende der Aufbewahrungsperiode schafft, umsetzt und aktualisiert. Die Geschäftskontrolle soll also den Zusammenhang zwischen der Rechnung und deren Ausstellungsgrundlage bildender Dienstleistung oder Lieferung ermöglichen. Darüber hinaus hat die Behörde auf eine gewisse Individualisierung der Geschäftskontrolle, d.h. auf deren Anpassung an die Tätigkeit des Unternehmers, hingewiesen. Die Behörde hat auch betont, dass über die Glaubwürdigkeit des Prüfungsablaufs die Rede sein kann, wenn ein Zusammenhang zwischen den ergänzenden Belegen (d.h. Bestellung, Vertrag, Lieferschein, usw.) und den ausgeführten Geschäften realisierten Beförderungen leicht zu verfolgen und mit den festgelegten Prozeduren konform sei sowie die tatsächlich stattgefundenen Prozesse widerspiegele.

Die erwähnte verbindliche Auskunft bestätigt die immer mehr liberale Einstellung der Steuerbehörden im Bereich der Aufbewahrung von Belegen in elektronischer Form. Die Steuerpflichtigen, soweit sie die ausführlichen Prozeduren zu einer solchen Archivierung unter Einhaltung der Authentizität, Inhaltsintegrität und Lesbarkeit von Belegen umsetzen, werden bei Erfüllung der anderen gesetzlichen Bedingungen dieses Recht auf Vorsteuerabzug aus der nach diesem Modus aufbewahrten Rechnungen nicht verlieren.