Roczne sprawozdanie finansowe musi być złożone do krajowego rejestru sądowego (KRS) oraz urzędu skarbowego (US).

Kto jest obowiązany

Obowiązkowi składania sprawozdań finansowych do KRS podlegają wszystkie typy firm, które podlegają ustawie o rachunkowości i obowiązkowi rejestracji w KRS. W praktyce są to wszystkie spółki kapitałowe, również oddziały przedsiębiorstw zagranicznych. Za składanie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest kierownik jednostki, najczęściej oznacza to prezesa zarządu spółki.

Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do US ciąży na każdym podatniku, który zobligowany jest do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych i jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) lub podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT).

Jakie dokumenty

Zgodnie z ustawą o rachunkowości przedsiębiorcy zobowiązani są składać w KRS roczne sprawozdanie finansowe, na które składa się bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa, sprawozdanie z działalności zarządu oraz jeśli były wymagane, to również rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale lub funduszach własnych, opinię biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego, jeśli podlegało ono badaniu. Ponadto odpis uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.

Ustawy podatkowe CIT lub PIT nie określają co należy rozumieć pod pojęciem „sprawozdania finansowego”, natomiast wskazują, że przesłaniu do urzędu skarbowego podlega sprawozdanie wraz z opinią i raportem uprawnionego audytora, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu, oraz uchwałą zatwierdzającą dane sprawozdanie finansowe.

Terminy

W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, kierownik jednostki zobowiązany jest złożyć sprawozdanie w KRS. Ten sam termin dotyczy skonsolidowanych sprawozdań finansowych.

Podatnicy podatku CIT zobowiązani są do przekazania do urzędu skarbowego sprawozdania finansowego w terminie 10 dni od daty jego zatwierdzenia, wraz z uchwałą o zatwierdzeniu oraz opinią i raportem audytora, jeśli były wymagane.

Osoby fizyczne, czyli podatnicy podatku PIT prowadzący księgi rachunkowe, zobowiązane są dołączyć sprawozdanie finansowe do rocznego zeznania podatkowego składanego do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku, którego zeznanie dotyczy.

Przekazanie do US i złożenie sprawozdania finansowego w KRS to dwie różne czynności, choć obie dotyczą podobnej materii. Przekazanie sprawozdania finansowego do US nie wiąże się z koniecznością wypełniania żadnych formularzy, w praktyce sprawozdanie przekazuje się pocztą za potwierdzeniem nadania. W celu złożenia sprawozdania finansowego w KRS wymagane jest wypełnienie odpowiednich formularzy i wniesienie stosownej opłaty.

Niezatwierdzone sprawozdanie

Do KRS składa się również sprawozdanie finansowe, które nie zostało zatwierdzone.

Sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, w praktyce są to rady nadzorcze, walne zgromadzenie wspólników lub akcjonariuszy w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Sprawozdanie finansowe oddziału przedsiębiorstwa zagranicznego uważa się za zatwierdzone, jeżeli sprawozdanie finansowe takiego przedsiębiorcy, obejmujące również sprawozdanie oddziału zostało zatwierdzone.

Biorąc pod uwagę, że rok finansowy większości firm pokrywa się z rokiem kalendarzowym, sprawozdanie powinno być zatwierdzone najpóźniej do 30 czerwca, a w terminie do 15 lipca złożone w KRS.

Jeżeli jednak sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie, to i tak najpóźniej do dnia 15 lipca należy je złożyć w KRS. Następnie po jego zatwierdzeniu sprawozdanie powinno być ponownie złożone w KRS z zachowaniem terminu 15 dni od dnia zatwierdzenia.

Nieterminowe złożenie

Podatnik, który po terminie składa sprawozdanie finansowe do US powinien dołączyć tzw. czynny żal, aby uniknąć kary. Niezłożenie sprawozdania finansowego lub nieterminowe złożenie do US zagrożone jest sankcją grzywny.

Nieterminowe lub niekompletne złożenie sprawozdania do KRS spowoduje wezwanie przedsiębiorcy do złożenia sprawozdania w wyznaczonym dodatkowym terminie 7 dni pod rygorem nałożenia kary grzywny. Sąd może sięgnąć po dalsze sankcje w przypadku uporczywego odmawiania wykonania ciążących na przedsiębiorcy obowiązkach.