Spółka nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów serwowanego na spotkaniu jednego z działów firmy alkoholu, nawet jeśli celem spotkań działowych jest zwiększenie poziomu motywacji do pracy oraz integracji, konsekwencją czego ma być wzrost przychodów spółki. Tak wynika z wydanej w dniu 1 września 2017 r. interpretacji indywidualnej  (sygn. akt 0114-KDIP2-1.4010.127.2017.1), potwierdzającej stanowisko fiskusa w istotnej dla wielu podatników sprawie.

Stan faktyczny

Świadcząca usługi logistyczne spółka wystąpiła z zapytaniem, czy ponoszone przez nią wydatki na organizację spotkań dla pracowników oraz osób zatrudnionych w oparciu o umowy cywilnoprawne, obejmujące wydatki na posiłki, alkohol oraz dodatkowe atrakcje w postaci np. korzystania z gokartów, mogą zostać zaliczone przez nią do KUP.

 Co mówią przepisy

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Uznaje się więc, że warunkiem uznania wydatku za koszt jest, by wydatek ten:

• został poniesiony przez podatnika,

• był definitywny,

• pozostawał w związku z prowadzoną działalnością,

• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów, lub może mieć wpływ na ich wielkość,

• został właściwie udokumentowany,

• nie został wymieniony w katalogu negatywnym zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Powyższe warunki spełnione być muszą łącznie.

Jednocześnie, jak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.  Niemniej, brak jest legalnej definicji wspomnianej reprezentacji.

Pojęcie reprezentacji – wyrok NSA

NSA w wyroku wydanym w składzie 7 sędziów w dniu 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11) wskazał, że reprezentacja stanowi działanie w celu wykreowania lub utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów, przede wszystkim – każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy   lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatkiem na reprezentację mogę być więc koszty ponoszone celem wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia zasobności, profesjonalizmu, przy czym reprezentacji nie należy wiązać z „wystawnością”, „przepychem” czy też „okazałością”.  

Dla oceny, czy dana działalność stanowi reprezentację, o której mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28, dokonać należy analizy całokształtu okoliczności faktycznych danego przypadku.

Koszty spotkania integracyjnego w ocenie organu podatkowego

Słusznie zauważył w omawianej interpretacji organ podatkowy, że jakkolwiek reprezentacja stanowi działanie skierowane do innych podmiotów, to nie oznacza to automatycznie, że wydatki na pracownika zawsze muszą stanowić KUP (w świetle braku objęcia ich dyspozycją art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT). Wydatek musi bowiem spełniać warunki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile uczestnictwo pracownika w danym spotkaniu służbowym nie jest związane z wykonywaniem czynności służbowych, wynikających z umowy o pracę, a także o ile nie stanowi formy ekwiwalentu wynagrodzenia za pracę. Konkludując, jeśli wydatek poniesiony jest w celu budowania pozytywnych relacji między pracownikami, a te z kolei przyczynić się mogą do faktycznego zwiększenia przychodów, bądź zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, to w ocenie organu stanowić on może co do zasady KUP.  

Niemniej, fiskus odróżnił wydatki na posiłki i dodatkowe atrakcje dla pracowników od wydatków ponoszonych na alkohol.  O ile te pierwsze stanowić będą KUP, o tyle te drugie pozostają zdaniem organu poza związkiem przyczynowym, którego istnienie zakłada art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Organ wskazał tu na art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości, w myśl którego zadania w zakresie przeciwdziałania alkoholizmowi wykonuje się przez odpowiednie kształtowanie polityki społecznej, w szczególności tworzenie warunków sprzyjających realizacji potrzeb, których zaspokajanie motywuje powstrzymywanie się od spożywania alkoholu.

Organ podatkowy potwierdził tym samym znane z innych interpretacji stanowisko. Planując spotkania integracyjne podatnicy powinni zatem pamiętać, że nie wszystkie koszty z nimi związane będą mogli zaliczyć do KUP.

Barbara Otrzonsek, konsultant podatkowy, ATA Finance.