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Die Vergütung für die Nutzung privater Arbeitsmittel durch den Arbeitgeber ist von der Einkommensteuer befreit

2016-09-05

In letzter Zeit wurde für die Steuerpflichtige vorteilhafte Auslegung des Einkommensteuergesetzes  in Bezug auf die Befreiung der Vergütung für die Nutzung privater Arbeitsmittel zu dienstlichen Zwecken von der Einkommensteuer bestätigt. Darüber hinaus gilt nach Ansicht der Steuerbehörden diese Steuerbefreiung auch für die im Voraus geleistete Vergütung für den gesamten Zeitraum der Nutzung von privaten Arbeitsmitteln (verbindliche Auskunft  des Direktors der Finanzkammer Warschau vom 14. Juli 2016, IPPB2/4511-401/16-3/MK1).

Die Vorschriften des Einkommensteuergesetzes legen fest, dass die Vergütung für die Nutzung  von Werkzeugen, Geräten, Ausrüstung für die Arbeit, die Eigentum des Arbeitnehmers  sind, von der Steuer befreit ist  (Art. 21 Abs. 1 Nr. 13 des Einkommensteuergesetzes). Bei der Gewährung solcher Leistungen an den Arbeitnehmer, die von der Steuer befreit werden sollen, müssen folgende Bedingungen erfüllt werden:

  • die Vergütung muss in Form einer Geldzahlung erfolgen,
  • die Werkzeuge, Geräte, Ausrüstung sind Eigentum des Arbeitnehmers,
  • der Arbeitnehmer nutzt die Werkzeuge, Geräte, Ausrüstung zur Ausübung seiner Arbeit.

Bei dieser Lösung sind jedoch potenzielle Risiken zu beachten, die mit der Möglichkeit der Beanstandung des Rechts auf Steuerbefreiung durch die Steuerbehörden verbunden sind.

In erster Linie sollte die festgesetzte Vergütungshöhe für die Nutzung durch den Arbeitnehmer seiner privater Arbeitsmittel, ihrem Marktwert, ihrer  geschätzten Nutzungsdauer und ihrem Abnutzungsgrad entsprechen. Darüber hinaus sollte bei der Festlegung der Abgeltung der Anteil der privaten Nutzung eigener Arbeitsmittel berücksichtigt werden (der Arbeitgeber sollte keine Kosten für die Nutzung der Arbeitsmittel zu privaten Zwecken tragen). Weiter sollte die Nachweißpflicht nicht vergessen werden, d.h. der Arbeitgeber sollte während der Kontrolle nachweisen können, dass  die Arbeitsmittel des Arbeitnehmers, für die die Abgeltung  ausgezahlt wird, zu dienstlichen Zwecken verwendet werden (z.B. privater PC für den Empfang und Versand dienstlicher E-Mails, Telefon für Dienstgespräche u. ä.).

Wichtig im Zusammenhang mit dieser Befreiung ist auch das Verständnis der gegenstandsbezogenen Kategorie, d.h. die Vergütung gilt für private Werkzeuge, Geräte und Ausrüstung. Diese Kriterien werden zweifellos erfüllt, wenn es sich um die Nutzung von Telefon, Rechner oder Tablet-PC handelt. Nach Ansicht der Steuerbehörden zählt ein Wagen nicht zu solchen Arbeitsmitteln, und folglich wird die Abgeltung für seine Nutzung nicht von der Einkommensteuer befreit. Diese Auffassung scheint  strittig zu sein.

Diese Befreiung sollte auch unter Berücksichtigung neuer Vorschriften bezüglich der Klausel gegen die Steuerumgehung, die ab den 15. Juli 2016 gelten (über deren Inkrafttreten wurde in frühehren Ausgaben des Newsletters berichtet), angewendet werden.