Unentgeltlich von der Gesellschaft übergebene Kartons voll von Produkten, die die gleiche Ware beinhalten, sowohl Kartons, die unterschiedliche Ware beinhalten, die eine Warenmischung sind, bilden Warenproben, über die im Art. 7 Abs. 7 des UStG die Rede ist. Deren unentgeltliche Übergabe ist somit nicht zu besteuern – was auch der Leiter der Finanzkammer in Łódź in der Auslegung vom 26. Februar 2016, AZ syzgn. 1061-IPTPP.4512.2016.2.AK, bestätigt hat.

Die steuerliche Qualifikation der übergebenen Ware hat eine Gesellschaft aus dem Lebensmittelsektor, die als Hersteller und Vertreiber von als Tiefkühlkost zu verkaufenden Margarinen, Fetten und verschiedenen Backerzeugnissen (Gebäck, Kuchen etc.) angezweifelt. Die Gesellschaft plant eine Marketingkampagne, in deren Rahmen sie an potentielle Kunden die o.g. Kartons mit den Produkten übergeben wird, um somit die Kunden die Marke testen und kennen lernen zu lassen, was folglich zur Verkaufssteigerung führen sollte. Der Antragsteller hat darauf hingewiesen, dass dem potentiellen Vertragspartner einige Produkte derselben Art zur Verfügung stehen sollen, um prüfen zu können, welchen Prozessen diese unterliegen und ob deren Reaktion identisch oder unterschiedlich ist. Der Überprüfung können z.B. die Backzeit, der Geschmack oder auch die Haltbarkeit unterliegen.

Das Finanzamt hat die Meinung des Antragstellers geteilt – die genannten Kartons dürfen bei Erfüllung bestimmter Bedingungen als Warenprobe betrachtet werden und somit dürfe deren Übergabe von der USt befreit werden.

Zur Erinnerung – der Art. 5 Abs. 1 des polnischen UStG bestimmt, dass der Besteuerung mit der  USt u.a. entgeltliche Warenlieferung unterliege, die nach dem Art. 7 Abs. 2 auch als unentgeltliche Übergabe vom Steuerpflichtigen der zu seinem Unternehmen gehörigen Waren im Rahmen einer Schenkung zu verstehen ist, soweit der betroffene Steuerpflichtige berechtigt war, im Ganzen oder in Teilen die geschuldete Umsatzsteuer um die Vorsteuer aus Erwerb, Import oder Herstellung dieser Waren oder deren Bestandteile zu verringern. Die herangezogene Vorschrift ist jedoch nicht auf zu übergebende geringwertige Geschenke oder Proben unter der Bedingung anzuwenden, dass diese Übergabe für die Zwecke der Wirtschaftstätigkeit des Steuerpflichtigen (Art. 7 Abs. 3 des polnischen UStG) erfolgt. Die Definition der Warenprobe kann im Art. 7 Abs. 7 des polnischen UStG gefunden werden, nach welchem als Warenprobe ein Exemplar oder eine kleine Menge der jeweiligen Ware zu verstehen ist, die sich als Probe identifizieren lassen und eine Bewertung von Merkmalen und Eigenschaften ermöglichen, wobei deren Übergabe (Aushändigung) durch den Steuerpflichtigen:

1. der Warenpromotion dienen soll und
2. grundsätzlich nicht der Bedürfnisbefriedigung des Endempfängers im Bereich der jeweiligen Ware dient, es sei denn, dass die Bedürfnisbefriedigung dieses Empfängers ist ein untrennbares Teil der Warenpromotion darstellt und den betreffenden Empfänger zum Kauf der Ware veranlassen sollte.

Das Finanzamt hat darauf hingewiesen, dass die Übergabe der Warenprobe nicht zu besteuern sei, wenn sie der Promotion- und Werbezwecken diene, d.h. sie lasse die Empfänger die Eigenschaften und Wirkung der genannten Ware kennen lernen und dadurch deren Vorteile, Mängel und Unterschiede im Vergleich mit anderen Waren auf dem Markt entdecken. Die Übergabe der Warenprobe soll den Empfänger zum Einkauf anregen. Von Bedeutung ist hier das Fehlen des kommerziellen Charakters der Übergabe, der aufgrund der Menge oder des Werts der angebotenen Ware zu bewerten sei. Man darf somit von einer Warenprobe nicht in einer Situation sprechen, in der die Menge und der Wert der übergebenen Erzeugnisse, sowohl Mengen als auch wertmäßig, den potentiellen Bedarf (oder dessen Teil) des Vertragspartners decken könne und somit die Notwendigkeit des Einkaufs, zu welchem die „Probe“ eigentlich ermuntern sollte, ausschließe oder reduziere.

Die Behörde hat anerkannt, dass in dem vorgestellten Sachverhalt die Übergabe von Warenmustern stattfindet, obwohl die Gesellschaft die Übergabe von Kartons mit dem Inhalt von 5 – 20 Stück geplant hatte. Die in der Auslegung enthaltene Stellungnahme des Finanzamtes ist vorteilhaft für die Steuerpflichtigen zu beurteilen, denn der Begriff der Warenprobe wird tatsächlich nicht bloß auf ein Stück Ware reduziert, wodurch eine flexiblere Betrachtungsweise und Übergabe von mehreren Warenproben ermöglicht werden. Die ausbleibende Notwendigkeit der Besteuerung mit der Umsatzsteuer soll nicht nur die Kosten der Werbekampagnen senken sondern auch die Steuerpflichtigen zu deren häufigerer Durchführung ermuntern. Nichtsdestotrotz soll man nicht vergessen, dass jedes Mal individuell zu beurteilen ist, ob in einer konkreten Geschäftssituation die Übergabe von Warenproben stattfindet, d.h. ob alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt werden und die Übergabe für Promotion- und Werbezwecke erfolgt. Wenn im Fall der in der Anfrage genannten Tiefkühlkost tatsächlich über das Testen von z.B. Art und Weise des Backprozesses die Rede sein kann, so wird es schwierig sein vor der Steuerbehörde zu beweisen, dass die Übergabe eines vollen Kartons mit gleichartigen Kugelschreibern dem potentiellen Verbraucher das Kennenlernen der Eigenschaften dieser übergebenen Kugelschreiber ermöglichen sollte.